/ 
Actas claras - reuniones efectivas
Actas claras - reuniones efectivas
Compartir en:
Existe gran cantidad de literatura sobre como manejar reuniones de manera efectiva. Sin embargo no encontré mucho sobre como elaborar un acta de reunión de manera simple, eficiente y efectiva.
El punto principal es el contenido del Acta, lo cual puede influir en la manera misma como los participantes desarrollan la reunión.
A continuación los lineamientos para desarrollar un Acta-Mail efectiva que me viene dando resultados (después de años de probar diversas modalidades).
- Se elabora directamente sobre mail. No en Word, Excel, etc, ya el implica más tiempo para guardar, adjuntar, abrir. Es mejor que quien abra el mail se encuentre de primera vista con el contenido del acta y pueda comentar y responder rápidamente.
- Su contenido esencial sólo refleja conclusiones. No lo que se dijo o se analizó. Las conclusiones o acuerdos son de dos tipos:
2.1 Definiciones: Premisas y criterios a considerar en adelante. Se identifican por letras minúsculas. Si una Definición esta asociada a un Pendiente (ver siguiente acápite) se hace la mención indicando el número respectivo.
2.2 Pendientes: Acciones a tomar indicando responsable y fecha. Se identifican por números. Si un Pendiente está basada en alguna Definición se hace la mención indicando la letra respectiva. Es lo más importante del Acta.
El resto del contenido puede variar. Según necesidades o preferencias especificas. Las pautas que sugiero son:
3.2 El tema de la reunión y la fecha va en la referencia del mail.
3.1 Los participantes se mencionan al inicio. Con nombre y apellido y siglas entre paréntesis, las cuales se usarán para identificar los responsables de los Pendientes.
Este tipo de contenido propicia en los participantes el estar enfocados en identificar acciones a tomar (Pendientes) y en tomar decisiones sobre temas no claros o sobre los que falte consenso (Definiciones).
Quien deba elaborar el acta toma apuntes buscando aclarar para si mismo en el momento si se trata de una Definición o de un Pendiente. Si no le resulta claro puede tomar la palabra para pedir se precise. Al final de la reunión ayuda el que relea en voz alta sus apuntes.
Si al enviar el Acta-Mail alguno de los participantes o los ausentes desean comentar sobre la misma, resulta útil el emplear las letras (Definiciones) o números (Pendientes) para hacer referencia a su contenido.
Portal de negocios de ESAN Graduate School of Business. Desde el 2010 difunde contenido de libre acceso (artículos, infografías, podcast, videos y más) elaborado por los más destacados especialistas. Encuentra contenido en más de 15 áreas y sectores como Administración, B2B, Derecho Corporativo, Finanzas, Gestión de Proyectos, Gestión de Personas, Gestión Pública, Logística, Marketing, Minería, TI y más. ¡Conéctate con los expertos de ESAN y aumenta tu conocimiento en los negocios!
Otros artículos del autor
El desafío minero: reducir el impacto ambiental y fortalecer lazos comunitarios
Mario Miguel Vergara, profesor de los Programas en Finanzas de ESAN, señaló que la minería, motor de las exportaciones peruanas, debe combinar crecimiento económico con responsabilidad social, aplicando tecnologías limpias, proyectos ambientales y programas de desarrollo local. En entrevista en TV Mundo de Arequipa, explicó cómo se podría lograr ello.
Turismo en Perú: la necesidad de pasar del discurso a la acción
Otto Regalado, docente del MBA y jefe del área académica de Marketing de ESAN, cuestionó en Gestión la escasa atención al turismo en el último mensaje presidencial de Fiestas Patrias y pidió asumirlo como eje de desarrollo nacional, con mejor gobernanza, gestión técnica de atractivos, participación comunitaria y seguridad. Advirtió que relegarlo implica perder un motor clave de inclusión, sostenibilidad y orgullo del país.
Cómo ESAN busca transformar la gestión pública en el Perú
Marco Vinelli, director de ESAN School of Government, resaltó en Stakeholders que el Perú necesita gestores públicos capacitados para diseñar y ejecutar políticas efectivas que mejoren los servicios a la ciudadanía. En esta línea, destacó que ESAN School of Government ofrece maestrías, diplomados y cursos orientados a fortalecer el sentido de urgencia, la ética y el conocimiento de la realidad nacional en la toma de decisiones.